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Os projetos e gerenciamento de projetos são realizados em um ambiente mais amplo do que o projeto mesmo, entender isso ajuda a garantir que o trabalho é realizado de acordo com os objetivos da empresa, e ser gerido de acordo com as metodologias das práticas estabelecidas pela organização.
Todos os projetos variam em tamanho e complexidade, mas todos compartilham uma estrutura comum:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e Controle
- Encerramento
Os projetos são compostos por fases. As fases são divisões que agrupam entregas, tarefas ou subtarefas, dentro do mesmo projeto para facilitar sua direção, planejamento e controle. A necessidade e o número de fases dependem do tamanho, complexidade e impacto potencial do projeto. Sendo estas parte da vida de um projeto.
Estes são geralmente concluídos sequencialmente, embora em algumas situações elas possam se sobrepor. As fases dividem o projeto em subconjuntos lógicos que variam dependendo do projeto que está trabalhando, no entanto, elas compartilham características comuns, quando as fases são seqüenciais, o encerramento de uma fase é uma transferência ou entrega do trabalho produzido como o entregável da fase. O trabalho tem uma abordagem única que difere de qualquer outra fase. Para atingir com sucesso o objetivo ou a entrega principal da fase, é necessário um grau adicional de controle.
A estruturação em fases fornece uma base formal para o controle, isso é chamado de governança de projeto, um método integral e coerente de controlar o projeto e garantir seu sucesso no futuro. Em geral, uma fase conclui e fecha formalmente com uma reunião dos entregáveis.
As fases são relacionadas umas às outras de diferentes maneiras e dependendo da cultura da organização e da equipe de trabalho, essas relações podem ser: sequenciais, que só podem ser iniciadas após a conclusão da fase anterior; sobrepostas, essas fases começam antes do término anterior e se aplicam à execução rápida, mas o risco aumenta; as relações iterativas são planejadas conforme as fases progressam, o que significa que as fases são iniciadas de acordo com o progresso do projeto.