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Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo, entender esto contribuye a asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione en conformidad con las metodologías de las prácticas establecidas de la organización.
Todos los proyectos varían en tamaño y complejidad, pero todos comparten una estructura en común:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo y Control
- Cierre
Los proyectos están compuestos fases. Las fases son divisiones que agrupan entregables, tareas o subtareas, dentro del mismo proyecto para facilitar su dirección, planificación y control. La necesidad y número de fases dependen del tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto. Siendo estas parte de la vida de un proyecto.
Estas suelen completarse de manera secuencial, aunque por algunas situaciones estás se pueden superponer. Las fases dividen el proyecto en subconjuntos lógicos los que varían dependiendo el proyecto en el que se esté trabajando, sin embargo, estas comparten características comunes, cuando las fases son secuenciales el cierre de una frase es una transferencias o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. El trabajo tiene un enfoque único que difiere de cualquier otra frase. Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase se requiere un grado adicional de control.
La estructuración en fases proporciona una base formal para el control, esto es llamado gobernabilidad del proyecto, un método integral y coherente de controlar el proyecto y asegurar su éxito a futuro. Por lo general una fase concluye y se cierra formalmente con una reunión de los entregables.
Las fases se relacionan unas con otras de distintas maneras y va dependiendo de la cultura de la organización y del equipo de trabajo, estás relaciones pueden ser: secuenciales, que solamente se pueden iniciar una vez finalizada la fase anterior; superpuestas, estas fases comienzan antes de que la anterior termine y se aplican a la ejecución rápida, pero aumenta el riesgo; las relaciones iterativas van planificando conforme van avanzando las fases, eso significa que las fases se van poniendo en marcha conforme el avance del proyecto.