Los proyectos son esfuerzos temporales que se llevan a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Estos poseen un principio y un fin, terminando cuando se logran sus objetivos, o cuando se termina debido a que sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos.
Todos los proyectos necesitan la aplicación de una dirección de proyectos para presentar resultados exitosos, para esto se utiliza un conjunto de procesos, actitudes internas, herramientas, métodos y técnicas para lograr resultados, que en el caso del PMI (Project Management Institute) provienen del uso de los 42 procesos y las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos. Los procesos se agrupan en 5 conjuntos: “iniciación”, “planificación”, “ejecución”, “seguimiento y control”, y “cierre”. Generando la estructura de un proyecto.
La dirección de un proyecto implica:
- Identificar requisitos
- Abordar necesidades, inquietudes y expectativas
- Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto (alcance, costos, calidad, cronograma, recursos, riesgo)
Dirigir un proyecto
Las oficinas de dirección de proyectos (PMO) son un cuerpo o entidad que tiene como fin centralizar y coordinar los proyectos de una organización, esta puede administrar sus propios proyectos o dar soporte a otros, como ayudas metodológicas, gestión de recursos o coordinación de la comunicación entre proyectos, entre otras. Estas capacidades se diferencian de las director de proyectos que solo se ocupa de ejecutar un proyecto para alcanzar los objetivos.
Sin embargo, existen otras dos direcciones que apoyan a la dirección de proyectos a cumplir sus objetivos, estás son: dirección de programas y la gestión de portafolio.
La gestión de portafolio es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz del trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. El portafolio administra varios proyectos que no necesariamente están ligados. Por otra parte la dirección de programas se encarga de administrar un grupo de proyectos relacionados para así obtener beneficios y control que no se obtendrían de otra manera.
Se entiende que los proyectos utilizan frecuentemente como medio para cumplir con el plan estratégico de una organización, y obedecen a las siguientes consideraciones: demanda de mercado, oportunidad estratégica, solicitud de un cliente, adelantos tecnológicos y/o requisitos legales.
Los proyectos de las PMO muchas veces se entrecruzan con las operaciones de una empresa con actividades que generan un producto o un servicio, manteniendo el ciclo de vida del producto, como por ejemplo:
- Al cierre de cada fase
- Cuando se desarrolla un producto nuevo o se mejora un existente
- En la mejora de las operaciones o del proceso de desarrollo de un producto
- La desinversión de las operaciones dando fin al ciclo de vida de un producto.
Información extraída del PMBoK 4ta edición.